Aviso de privacidad / Políticas de tratamiento de datos personales

CARTONERA NACIONAL S.A es una compañía dedicada a la fabricación de empaques en cartón corrugado de tipo doméstico o de exportación con o sin recubrimiento. Se permite informar a todos los interesados, que en cumplimiento de nuestra Política de Protección de Datos personales, los datos personales que obtengamos en virtud de las operaciones que usted solicite o celebre con nuestra compañía, serán tratados conforme a los principios y deberes definidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que traten y regulen sobre esta materia. 

Responsables del tratamiento de sus datos personales: El responsable del tratamiento de sus datos personales será CARTONERA NACIONAL S.A ante quien los interesados podrán dirigirse para el efectivo ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación, actualización, supresión y revocación de la autorización de tratamiento.

Domicilio: Para efectos del presente aviso de privacidad, la compañía señala como su domicilio en la dirección: Conjunto Industrial Parque Sur, Villa Rica, Cauca,  Colombia, PBX: (572) 4880808.

Tratamiento de datos personales sin previa autorización: CARTONERA NACIONAL S.A podrá tratar datos personales sin previa autorización del titular en todos los casos en que estos sean de naturaleza pública. Lo anterior en concordancia con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

Tratamiento de datos personales con previa autorización: La compañía recoge y trata otros datos personales necesarios para atender el cumplimiento de sus funciones, y las demás normas que  complementen su marco jurídico operacional.

Finalidades del tratamiento: Los datos personales que CARTONERA NACIONAL S.A recoja a través de sus diferentes canales transaccionales, serán usados para la operación y registro dentro de las funciones y finalidades regladas.  Así mismo, la compañía podrá utilizar sus datos  personales para ofrecerle y/o informarle, en su caso, de otros productos y/o servicios prestados por la misma.

Tratamiento al que serán sometidos los datos personales: El tratamiento para los datos personales indispensables de clientes, proveedores, empleados, exempleados y accionistas, estará enmarcado en el orden legal y en virtud de la condición de CARTONERA NACIONAL S.A serán todos los necesarios para el cumplimiento de las obligaciones y dentro del marco legal. Las bases de datos de los clientes y demás usuarios mencionados tienen la siguiente finalidad:

Los datos de los clientes serán utilizados para desarrollar la debida prestación del servicio o del producto adquirido por el titular.

Los datos de proveedores se manejaran para aspectos afines con su relación contractual y en específico sobre su comportamiento como Proveedor. De igual forma, se manejara para los aspectos administrativos, tributarios, financieros y logísticos en General.

Los datos de empleados serán manejados para procesos de inducción y capacitación de personal (ii) gestión de nómina, seguridad social, prestaciones sociales, prevención de accidentes laborales, conocimiento de información médica y control de horarios (iii) Control de acceso y video vigilancia en las instalaciones de CARTONERA NACIONAL S.A. En todos los casos el empleado(a) podrá hacer uso de sus derechos de Habeas Data (conocer, actualizar y rectificar su información) con excepción a lo establecido por ley.

La información de los  ex empleados se almacenan con fines de conservación documental y archivo información relacionada con aspectos de seguridad social, pensional y de historia laboral, durante el término establecido en la ley laboral.

Los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionista, se considerará información reservada, pues la misma se encuentra registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal.

CARTONERA NACIONAL S.A solo usará los Datos Personales de los accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente. 

El acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.

Los datos personales de los titulares se mantendrán de manera actualizada, consistente y suficiente. 

Autorización especial de datos personales sensibles: CARTONERA NACIONAL S.A informa a todos sus titulares que en virtud de la Ley 1581 del 2012 y el Decreto Reglamentario 1074 de 2015 no se está obligado a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles.

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Transferencia de datos personales: CARTONERA NACIONAL S.A podrá transferir sus datos personales a terceros, afiliados o filiales, y a terceros  con quienes tengan relación operativa que le provean de servicios necesarios para su debida operación, o de conformidad con las funciones establecidas a su cargo en la legislación comercial y normas reglamentarias. En dichos supuestos, le informamos que la compañía adoptará las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la Política de Protección de Datos Personales, el Documento de Seguridad y con los principios de protección de datos personales establecidos en la ley y adoptados por CARTONERA NACIONAL S.A. 

Ejercicio de sus Derechos: Usted o su representante legal, debidamente acreditado, podrán limitar el uso o divulgación de sus datos personales; así como ejercer, cuando proceda, los derechos de Acceso (Conocer), Actualización, Rectificación o Supresión que la ley prevé mediante los formatos que CARTONERA NACIONAL S.A le proporcione para tales efectos de forma gratuita. Es importante mencionar que el ejercicio de cualquiera de dichos derechos no es requisito previo ni impide el ejercicio de otro derecho. 

Derechos de los titulares: CARTONERA NACIONAL S.A reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales:

Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la compañía en su condición de responsable del tratamiento de datos personales. 

Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a CARTONERA NACIONAL S.A salvo los casos en los que la ley exceptúa la autorización.

Recibir información por parte de CARTONERA NACIONAL S.A previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. 

Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes. Este Derecho de revocatoria de la autorización no es absoluto siempre y cuando exista una obligación legal o contractual que limite este Derecho.

Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. 

Modificaciones al Aviso de Privacidad: Cualquier modificación al presente Aviso le será notificado a través de cualquiera de los siguientes medios: Un comunicado por escrito enviado a su domicilio o entregado en la(s) sede(s) de CARTONERA NACIONAL S.A, un mensaje enviado a su correo electrónico o a su teléfono móvil; un mensaje dado a conocer a través de http://www.cartonera.com.co o de cualquier medio electrónico que utilice para celebrar operaciones con la compañía; o bien, a través de avisos publicados en la(s) sede(s) de CARTONERA NACIONAL S.A.

Seguridad de la información: La compañía ha adoptado las medidas tecnológicas, jurídicas y procedimentales posibles y necesarias para la protección de sus datos personales, con el fin de garantizar los atributos de autenticidad, integridad y disponibilidad de la información.  

Para mayor información sobre el tratamiento de sus datos personales podrá consultar en el siguiente enlace http://www.cartonera.com.co (Opción Ley de protección de datos personales) la Política de Tratamiento de Datos Personales de CARTONERA NACIONAL S.A.

             

POLITICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

CARTONERA NACIONAL S.A

DATOS DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón Social                                                     CARTONERA NACIONAL S.A 

Número de Identificación Tributaria                  817006230-9

Zona franca permanente conjunto industrial

Dirección Domicilio                                         Parque Sur

Teléfono:                                                          4880808

Correo electrónico:                                          controlcc@cartonera.com.co

Sitio Web                                                         http://www.cartonera.com.co/

 

 

QUIENES SOMOS 

Somos una compañía dedicada a la fabricación de empaques en cartón corrugado de tipo doméstico o de exportación con o sin recubrimiento, en flautas c, b o e, con impresiones flexo-gráficas y una capacidad de producción que nos ubica entre las principales compañías del sector en Colombia.

 

  1. APLICACIÓN Y MARCO REGULATORIO: 

Nuestra Política de Privacidad ha sido elaborada con el fin de acogernos bajo parámetros de autorregulación a un tratamiento de datos personales que respete todos los derechos y garantías en cuanto a privacidad de los titulares sobre los que tratamos datos personales. Fue la Constitución de Colombia la que en su Artículo 15 ha erigido como derecho constitucional a la protección de sus datos personales; Así mismo mediante la Ley 1581 de 2012 y los decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014 – Hoy contenidos en los capítulos 25 y 26 del Decreto único 1074 de 2015, del sector Comercio, Industria y Turismo, se desarrollaron el marco general de protección de datos en Colombia.

 

  1. DEFINICIONES: A continuación presentamos algunas definiciones con miras a que se tengan claros estos conceptos:

 

Aviso de Privacidad: Se trata del documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por CARTONERA NACIONAL S.A  que ha sido puesto a disposición del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, el cual comunica al Titular la información relativa a la existencia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.

 

Base de Datos: Consiste en un conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, e incluye archivos físicos y electrónicos.

 

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables[1]. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).

 

Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos2.

 

Encargado del tratamiento: CARTONERA NACIONAL S.A actúa como encargado del tratamiento de datos personales en los casos, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de un responsable del tratamiento. 

 

Responsable del tratamiento: CARTONERA NACIONAL S.A actúa como responsable del tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento de las funciones propias reconocidas legalmente

 

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

Los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por las siguientes personas:

  1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable. 
  2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. 
  3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. 
  4. Por estipulación a favor de otro o para otro. 

 

Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales que realicen CARTONERA NACIONAL S.A. o los Encargados del Tratamiento por cuenta de la empresa tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

Transferencia: Consiste en el envío de los Datos Personales a un receptor que, a su vez, es responsable del Tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012.

 

Transmisión: Es la comunicación de los Datos Personales al Encargado del Tratamiento, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con la finalidad de la realización de un Tratamiento por el Encargado del Tratamiento por cuenta de CARTONERA NACIONAL S.A

 

Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de CARTONERA NACIONAL S.A

que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos de  la Gerencia general, quien designará el Oficial de Protección de Datos. 

 

La anterior definición hace referencia a un rol o función que debe desempeñar algún funcionario dentro de CARTONERA NACIONAL S.A.

 

III.         FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

 

El tratamiento para los datos personales indispensables de clientes, proveedores, empleados, exempleados  y accionistas, estará enmarcado en el orden legal y en virtud de la condición de CARTONERA NACIONAL S.A  serán todos los necesarios para el cumplimiento de las obligaciones y dentro del marco legal. La información de todos los titulares se mantendrá actualizada, consistente y suficiente.

 

Los datos de los clientes serán utilizados para desarrollar la debida prestación del servicio o del producto adquirido por el titular.

 

Los datos de proveedores se manejaran para aspectos afines con su relación contractual y en específico sobre su comportamiento como Proveedor. De igual forma, se manejara para los aspectos administrativos, tributarios, financieros y logísticos en General.

 

Los datos de empleados serán manejados para procesos de inducción y capacitación de personal (ii) gestión de nómina, seguridad social, prestaciones sociales, prevención de accidentes laborales, conocimiento de información médica y control de horarios (iii) Control de acceso y video vigilancia en las instalaciones de CARTONERA NACIONAL S.A. En todos los casos el empleado(a) podrá hacer uso de sus derechos de Habeas Data (conocer, actualizar y rectificar su información) con excepción a lo establecido por ley.

 

La información de los  ex empleados se almacenan con fines de conservación documental y archivo de información relacionada con aspectos de seguridad social, pensional y de historia laboral, durante el término establecido en la ley laboral.

 

Los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionista, se considerará información reservada, pues la misma se encuentra registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal.

 

CARTONERA NACIONAL S.A solo usará los Datos Personales de los accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente. 

 

El acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.

DATOS SENSIBLES

 

Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

  1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  3. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
  4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

 

DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

 

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:

  1. Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

 

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

 

IV.         DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

 

Los Titulares de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos de CARTONERA NACIONAL S.A  como menciona la Ley y sus decretos tienen los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada a CARTONERA NACIONAL S.A salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
  3. Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales por

CARTONERA NACIONAL S.A, o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud;

  1. Mediante reclamo presentado conforme al Art. 15 de la Ley 1581 de 2012, puede solicitar la revocatoria de la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o en cualquier momento siempre que el titular no tenga el deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de CARTONERA NACIONAL S.A y de acuerdo con el procedimiento señalado en el numeral IV., de la presente Política.
  2. Acceder en forma gratuita, al menos, una vez al mes a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 

 

V.          PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS

 

CARTONERA NACIONAL S.A garantiza el derecho de consulta, suministrando a  las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en su registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

 

El responsable de atender las solicitudes en ejercicio de los derechos por parte de los titulares será el proceso de Informática, que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia así:

  1. Empleados y Retirados: Gestión Humana
  2. Proveedores: Compras
  3. Clientes y Accionistas: Serviclientes

 

La dependencia que una vez reciba esta comunicación, entrará a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberá dar trámite a la solicitud de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

 

El interesado podrá remitir su solicitud a la dirección de correo electrónico midatopersonal@cartonera.com.co o mediante la presentación de la solicitud escrita en nuestras oficinas ubicadas en: Zona Franca Permanente Conjunto Industrial Parque Sur – Villa Rica (Cauca) dirigida a Servicio al Cliente.

 

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, informaremos al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

 

Así mismo garantizamos el derecho de reclamo, a las bases de datos para la corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en  la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicable.  El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, tal como, la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  2. Si por alguna circunstancia CARTONERA NACIONAL S.A recibe un reclamo dirigido a otra organización, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al reclamante.
  3. Recibida la reclamación de forma completa, incluirá en la base de datos que mantiene CARTONERA NACIONAL S.A una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Reglas especiales para el ejercicio de los derechos de los titulares: La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por CARTONERA NACIONAL S.A señalados en el aviso de privacidad y en este documento, y contener, como mínimo,  la siguiente información:

  1. El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
  2. Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representante.
  3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
  4. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
  5. CARTONERA NACIONAL S.A tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados.  Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

CARTONERA NACIONAL S.A tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho.

 

Supresión de Datos

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a CARTONERA NACIONAL S.A  la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

  1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012. 
  2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados. 
  3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

 

Esta supresión implica la eliminación  total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por CARTONERA NACIONAL S.A. El titular debe advertir que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

  1. La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

 

En caso de resultar procedente la supresión de los datos personales, CARTONERA NACIONAL S.A, debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información. También debe tenerse en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del titular.

 

VI.         REVOCATORIA Y/O SUPRESIÓN DE LA AUTORIZACIÓN. 

 

Los titulares de los datos personales pueden revocar la autorización otorgada a favor del Responsable del Tratamiento sobre sus datos personales, en cualquier momento, mediante la presentación de un reclamo de acuerdo con el procedimiento establecido en la Ley 1581 de 2012 y/o en cualquier otra norma que la adicione, modifique o derogue. La solicitud supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá en los casos en que los titulares que hacen parte las bases de datos de CARTONERA NACIONAL S.A tengan un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

 

Es importante tener en cuenta que la revocación podrá solicitarse sobre la totalidad o parte de los datos que comprenden la autorización otorgada de que trata el presente documento de Políticas de Tratamiento de la Información – Aviso de Privacidad, más no respecto de los datos regulados al amparo de la Ley 1266 de 2008 y/o cualquier otra norma que la adicione, modifique o derogue, así como tampoco, se reitera, respecto de aquéllos casos en los que el asociado o proveedor  tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

 

VII. DEBERES CUANDO CARTONERA NACIONAL S.A ACTUE COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Cuando CARTONERA NACIONAL S.A actúe como Responsable, cumplirá con los siguientes deberes: I) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. II) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. III) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. IV) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. V) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible VI) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. VII) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento. VIII) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado. IX) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. X) Tramitar las consultas y reclamos formulados. XI) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. XII) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. XIII) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. XIV) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012. CARTONERA NACIONAL S.A tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos.

 

En este sentido hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

 

VIII.      DEBERES CUANDO CARTONERA NACIONAL S.A ACTUE COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

En el evento en el cual CARTONERA NACIONAL S.A  actué  en calidad

de ENCARGADO al realizar algún tratamiento por cuenta y a nombre de un responsable, dará cumplimiento a los deberes establecidos en la ley 1581 de 2012, normas reglamentarias y a la política establecida por parte de ese responsable, en todo caso garantizará la protección del derecho fundamental de protección de datos personales de los titulares.

 

  1. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES.

 

En caso que se envíen o transfieran datos a otro país siempre deberá contarse con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.

 

Dicha transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con quien CARTONERA NACIONAL S.A, tenga vínculo contractual, comercial y/o legal.

 

  1. ACEPTACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL.

 

Los titulares de la información que reposa en las bases de datos de CARTONERA NACIONAL S.A aceptan el tratamiento de sus datos personales, conforme a los términos del presente documento y CARTONERA NACIONAL S.A. podrá continuar realizando el tratamiento de los datos para las finalidades descritas, si no ejercen su  derecho de revocar o suprimir.

 

XI.         OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS

 

De acuerdo al Artículo 2.2.2.25.4.4 del decreto 1074 del 2015, todo responsable y encargado debe designar a una persona o área que “asuma la función de protección de datos personales” y que “dará tramite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la ley 1581 del 2012 y el presente decreto. 

 

La función del oficial de protección de datos o el área encargada de protección de datos en la organización es de velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por está para cumplir las normas, así como la implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales dentro de la compañía.

 

El oficial de protección de datos tendrá la labor de estructurar, diseñar y administrar el programa que permita a la organización cumplir las normas sobre protección de datos personales, así como establecer los controles de ese programa, su evaluación y revisión permanente.[2]

 

XII.        REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS 

 

De acuerdo con el Art. 25 de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios, CARTONERA NACIONAL S.A  deberá registrar sus bases de datos junto con esta política de tratamiento de Datos Personales en el Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio de conformidad con el procedimiento estipulado por la Circular 002 de 2015.

 

XIII.       VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN DE LAS POLITICAS

 

La política rige a partir del día 28 de Abril de 2017 por un término de diez (10) años y se encontrará a disposición de los titulares por medio de la página web: www.cartonera.com.co.

 

Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales, se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación a la compañía y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.

 

Las autorizaciones de los titulares  podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier momento. Los datos suministrados por los titulares, no se podrán tratar para finalidades distintas a las descritas en la presente  política. 

 

Cuando los términos de las políticas de privacidad de cualquier de los servicios o productos contratados por un titular, cambien en lo esencial, por regla general, en los servicios que tengan la opción de renovación se obtendrá en esta la nueva autorización. Para los demás casos, se obtendrá la autorización en la forma establecida para cada política o aviso de privacidad o a través del medio usual de contacto entre la empresa y los titulares.

 

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de:

  1. El sitio web
  2. Correo electrónico enviado a los titulares
  3. Presencial
  4. Medio físico

 

Para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos abiertos en el sitio web o en la sede de la empresa.

 

Las comunicaciones se enviarán como mínimo, diez (10) días antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.

 

[1] Artículo. 3°  literal c), Ley 1581 de 2012. 2 Artículo. 5°, Ley 1581 de 2012. 

[2] Guía para la implementación del Principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability) publicada en la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co)

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